FKT-Online-Seminar: Ausschreibung von Instandhaltungsleistungen für TGA

Der technische Betrieb von Krankenhäusern ist in jeder Hinsicht High End. Ein wirksamer Hebel zum Sparen bei gleichzeitig optimierter Betriebssicherheit sind die vielfältigen, im Lauf der Zeit oft gar nicht mehr überblickten eingekauften Instandhaltungsleistungen, für die Kliniken schnell zweistellige Millionenbeträge aufwenden.

Was viele nicht auf dem Schirm haben: Die Ausgaben für den technisch-infrastrukturellen und den medizinischen Betrieb sind in vielen Kliniken in etwa gleichauf. Die Kosten für den Betrieb der Baukonstruktion und der Technischen Anlagen, die im Laufe des Lebenszyklus die ursprünglichen Beschaffungskosten um das Fünf- bis Zehnfache toppen, genauer unter die Lupe zu nehmen, ist vor diesem Hintergrund ein - wenngleich zeitaufwendiges - in jedem jedoch Fall lohnendes Unterfangen.

 Schon bei der Errichtung auf die Betriebskosten achten

Die Verfügbarkeit sowie die Lebensdauer der Baukonstruktion und technischen Anlagen zu maximieren, diese rechtskonform und sicher zu betreiben, die Kosten für die dafür erforderlichen Maßnahmen gleichzeitig zu minimieren, ist Ziel eines erfolgreichen Technikmanagements. „Wir alle wissen, dass man für „Hauptsache billig“ nicht die gewünschte Leistung bekommt“, betonte Boris Heidicker, Leiter Business Development der Stölting-Gruppe, beim FKT-Online-Seminar „Ausschreibung von Instandhaltungsleistungen für TGA“. Dennoch gebe es viele Möglichkeiten die bis zu 300 Wartungs- und Instandhaltungsverträge eines Krankenhausverbundes, die Kliniken an Dienstleister unterschiedlichster technischer Ausrichtung und Größe binden, zu optimieren. 

Die größte Chance zur Beeinflussung der Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Krankenhauses biete sich schon vor der Vergabe von Baumaßnahmen sowie der im Krankenhaus zahlreichen und komplexen technischen Gewerke. Dass Firmen mit günstigen Einstiegspreisen Aufträge für die Erstellung der Anlagen an Land ziehen und sich die im ersten Schritt entgangenen Einnahmen über teure Wartungsverträge wiederholen, sei heute gängige und allgemein tolerierte Praxis. Umso wichtiger sei es, bei der Auswahl der technischen Gebäudeausstatter technische Expertise einzubeziehen und die Folgekosten durch möglicherweise exklusiv abzuschließende Wartungsverträge mit im Auge zu haben. In dieser frühen Phase sollten die Kliniken auch bereits prüfen, welche Aufgaben das klinikeigene Technikteam übernehmen und dadurch Kosten sparen und Reaktionszeiten verkürzen kann.

Im laufenden Betrieb gelte es Überblick über die zahlreichen Wartungsverträge und vor allen Dingen auch das Heft in der Hand zu behalten.  „Schauen Sie, mit wem Sie gut zurechtkommen und wer gute Arbeit liefert“, riet Heidicker. „Eine Bündelung verschiedenster Dienstleistungen bei ein- und demselben bewährten Partner minimiert den Kontroll- und Verwaltungsaufwand sowie in der Regel auch Kosten“. So lasse sich die Wartung von Lüftungsanlagen meist sinnvoll mit der Wartung von Brandschutzklappen verbinden. Auch die Wartung der Brandschutzanlagen wie Feuerlöscher, Rauch- und Wärmeabzugsanlage (RWA) und Wandhydranten könnten effizient zu einem Los verknüpft werden. 

Klare Standards vorgeben

Grundlegend sei es, die zahlreichen Instandhaltungsverträge eines Klinikums aktiv zu managen und eindeutige Standards vorzugeben: Welche Reaktionszeiten erwarten Sie, wie sollen das Reporting und die Dokumentation laufen, wann sollen die Maßnahmen stattfinden, … diese von Seiten des Krankenhauses vorzugebenden Forderungen sind Teil der Leistungsbeschreibung, die neben dem Leistungsverzeichnis Voraussetzung für eine nicht nur preisliche, sondern auch qualitative Bewertung entsprechender Angebote ist. Auch bei der Vertragsgestaltung sollten die Klinik als Auftraggeber nach eigenem Gutdünken agieren und im Idealfall zum Beispiel den eigenen Gerichtsstand für mögliche Rechtsstreitigkeiten bestimmen. Wichtig sind in der Folge klare Vorgaben, wann die Maßnahmen durchgeführt werden sollen, auch das Prozedere für den Zugang zu den Anlagen muss definiert sein, Schnittstellen zu digitalen Verwaltungstools sollten ebenfalls geregelt werden, …

Für den Aufbau von Leistungsverzeichnissen legte Heidicker den Teilnehmern die DIN 276 und hier insbesondere die Kostengruppen 300 und 400 für Ausschreibungen im Bauwesen ans Herz. Ein weiteres hilfreiches Regelwerk sei die DIN 31051, die grundlegende Prinzipien und Maßnahmen der Instandhaltung für technisches Systeme definiert. 

Maria Thalmayr

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Die Präsentation zum Webinar kann für Mitglieder unter fkt(at)fkt(dot)de angefordert werden.

Boris Heidicker stellt für die Ausschreibung unterschiedlichster technischer Aufgabenstellungen Mustervorlagen bereit. Diese können von FKT-Mitgliedern mit der Präsentation bei der FKT-Geschäftsstelle angefordert werden.